Что такое «ведение бухгалтерии» у ИП
Слово «бухгалтерия» здесь немного обманывает. Бухгалтерский учёт с балансом и проводками ИП вести не обязан: закон об этом освобождает предпринимателей, которые ведут налоговый учёт. Но налоговый учёт обязателен, и именно его обычно называют ведением бухгалтерии ИП.
На УСН он складывается из шести задач:
- вести КУДиР, книгу учёта доходов (и расходов, если выбрали «Доходы минус расходы»);
- хранить первичные документы: выписки, договоры, акты, чеки;
- считать авансы по УСН и платить их;
- платить страховые взносы за себя;
- сдать годовую декларацию;
- отвечать налоговой, если она прислала требование.
Если есть работники, добавляются зарплата, НДФЛ и отчёты за сотрудников. Если доход перешёл 20 млн ₽ за год, добавляется НДС.
Как вести самому по шагам
Режим «Доходы» без сотрудников реально вести самому. Порядок действий такой.
Шаг 1. Отделите бизнес от личных денег. Откройте расчётный счёт для ИП и принимайте оплату на него. Выписка станет основой книги и защитой при вопросах налоговой. Как выбрать счёт, описано в статье счёт для ИП.
Шаг 2. Заведите КУДиР. Записывайте каждое поступление в день, когда деньги пришли на счёт или в кассу. Строка содержит дату и номер документа, суть операции и сумму. Подробный образец и штрафы за отсутствие книги разобраны в статье КУДиР: как вести.
Шаг 3. Раз в квартал считайте аванс. Налог 6% считают нарастающим итогом с начала года. Авансы платят не позднее 28-го числа месяца после квартала. В 2026 году вам остаётся аванс за девять месяцев: подайте уведомление до 26 октября (25-е выпадает на воскресенье) и заплатите до 28 октября. Пример расчёта есть в статье авансовые платежи по УСН, а быстрый подсчёт даст калькулятор УСН 6%.
Шаг 4. Платите взносы. Фиксированные взносы за 2026 год составляют 57 390 ₽, срок до 28 декабря. Дополнительный 1% с дохода свыше 300 000 ₽ платят до 1 июля следующего года, его максимум за 2026 год 321 818 ₽. Взносы вычитают из налога: ИП без работников на всю сумму, с работниками не более чем на 50%. Подробнее в статье как уменьшить налог УСН на взносы.
Шаг 5. Сдайте декларацию. Срок для ИП на УСН, не позднее 25 апреля года, следующего за отчётным, а налог за год платят не позднее 28 апреля. Если дата выпадает на выходной, срок переносится.
Шаг 6. Сверяйте данные. Раз в квартал сравнивайте книгу с банковской выпиской и сальдо на едином налоговом счёте. Как платить через ЕНС, объясняет статья единый налоговый платёж для ИП.
Частые ошибки при самостоятельном учёте
Эти промахи встречаются чаще всего, и каждый можно поймать заранее.
- Личные деньги вперемешку с бизнесом. Выписка превращается в загадку, а книга расходится с банком.
- Запись доходов «потом». КУДиР ведут по мере поступления денег. Если заполнять её раз в год, ошибки и пропуски почти гарантированы.
- Забытые взносы. Фиксированные взносы платят даже без дохода. Дополнительный 1% считают с дохода, а не с прибыли.
- Не проверенное сальдо на ЕНС. Старый долг или пени могут «съесть» новый платёж, и аванс окажется неоплаченным в срок.
- Пропущенное уведомление по авансу. Для УСН его подают до 25-го числа, и без него налоговая хуже понимает, за что внесены деньги.
- Путаница с режимом. Расходы на «Доходах» не учитывают, а на «Доходах минус расходы» учитывают только те, что разрешены и подтверждены документами.
Если находите у себя два-три пункта, это сигнал либо навести порядок самому, либо попросить бухгалтера проверить учёт.
Какие документы хранить
Налоговый учёт держится на документах, поэтому заведите папку (бумажную или электронную) и складывайте туда:
- банковские выписки и платёжные поручения;
- договоры, акты и счета;
- кассовые чеки и отчёты маркетплейсов;
- копии деклараций и уведомлений с подтверждением отправки;
- документы по сотрудникам, если они есть.
Правило простое: у каждой строки в КУДиР должен быть документ, который её подтверждает. Тогда на вопрос налоговой вы отвечаете за пять минут. Срок хранения документов для исчисления налогов указан в статье про КУДиР.
Три способа вести учёт
| Сам | Онлайн-сервис | Бухгалтер | |
|---|---|---|---|
| Деньги | Не платите за услугу | Абонентская плата за сервис | Абонентская плата по договору |
| Время | Ваше, каждый месяц | Меньше: сервис считает, вы вносите данные | Минимум: вы передаёте документы |
| Ответственность за данные | Ваша | Ваша: сервис считает по тому, что вы внесли | Определяется договором, но документы всё равно ваши |
| Кому подходит | Единицы операций, режим «Доходы», нет сотрудников | Готовы разбираться и регулярно заходить в систему | Есть сотрудники, НДС, маркетплейсы или не хочется заниматься учётом |
| Слабое место | Легко пропустить срок | Нужно понимать, что вносить и как классифицировать | Нужно выбрать исполнителя и проверить договор |
Однозначного победителя нет. У каждого варианта своя область. Оценить расходы на бухгалтера помогут ориентиры по ценам, а сравнение аутсорса со штатным сотрудником есть в статье аутсорс или штат.
Когда пора передать учёт
Передавайте, когда хотя бы один пункт про вас:
- вы наняли сотрудника или планируете это;
- доход за год подходит к 20 млн ₽ и скоро появится НДС;
- вы продаёте на маркетплейсах, и операций заметно больше, чем вы успеваете сверять;
- вы пропустили срок или получили требование и не уверены в ответе;
- вы выбрали «Доходы минус расходы», и каждый расход приходится проверять на право учёта;
- вам просто нужно время на бизнес, а не на таблицы.
Разбор по ситуациям читайте в статье нужен ли бухгалтер ИП на УСН, а подробнее о самой услуге в материале бухгалтер для ИП.
Сколько времени уходит
Для ИП на «Доходах» без сотрудников учёт занимает немного времени, если делать его регулярно: записать поступления, раз в квартал посчитать аванс, раз в год сдать декларацию. Проблемы начинаются, когда учёт копится месяцами. Тогда придётся восстанавливать картину по выписке и тратить в разы больше сил. Лучше заложить в календарь одну короткую сессию в неделю и один час перед каждым сроком.
Передать с передышкой
Можно не отдавать всё сразу. Некоторые бухгалтеры берут одну задачу: проверить книгу перед годовой декларацией или сверить расчёты и сроки. Если хотите обсудить, что передать, оставьте заявку: назовите режим, число операций и наличие сотрудников. Налог платите вы сами, а бухгалтер подготовит расчёты и напомнит о сроках.
